Compte rendu de la réunion du 12 mai

Présents : Alice Pousset, Stéphanie Chalumeau, Patricia Copin, Jérôme Marionneau, Christelle Pineau, Nelly Gourichon, Dominique Drouet.

Excusés : Julien Marqué, Natacha Dolay

Ordre du jour: Journée pétanque – Fête de fin d’année – Chorale -Questions diverses

Journée pétanque

Il n’y a que 8 équipes inscrites à ce jour. Cela ne nous permet pas de prévoir la restauration, ni les lots pour le concours de pétanque (le dernier concours avait attiré 32 équipes !). La décision est prise d’annuler la journée et de garder notre énergie pour les dernières manifestations de l’année. Dominique fait des affiches pour l’école qui seront remises dès vendredi. Patricia prévient les personnes inscrites. Pour mémoire, cette journée avait rapporté à l’APE environs 600€ les dernières années ! Nelly annule la réservation du château gonflable (69€ d’arrhes seront perdus), Dominique la friteuse, le barnum et la charcuterie pour le midi.

Réunion des associations

Christelle et Alice ont répondu à l’invitation de la mairie. Les salles sont réservées pour : le 23 septembre(Boum), le 20 novembre(Lotto), 11 décembre (spectacle de Noël), 31 Mars (carnaval), 23 juin (fête des écoles).

La mairie rappelle que les demandes de subventions doivent leur parvenir avant fin décembre. Une relance aura lieu en octobre.

La salle des associations est ouverte, les placards sont utilisables mais n’ont pas de clefs.

La sécurité de la salle du tilleul sera revue (projet de travaux)

L’organisation du  forum des associations sera améliorée.

L’année 2012 verra les 10ans de la grange aux dîmes.

Soulaines organise le comice agricole le 03 septembre 2011. La mairie souhaiterait que les associations communales y participent.

Chorale du 10 juin

Comme l’année dernière, nous prévoyons l’organisation d’un Bar. Natacha et Christelle s’occupent des courses. On refait une vente de boissons et bonbons. Christelle s’occupe de l’autorisation de débit de boisson et de la réservation des tables et bancs. Nous profiterons de cette soirée pour faire notre Pique-nique de bureau. Rendez-vous a 18h pour l’installation.

Fête de fin d’année

Le problème des jetons n’est pas résolu (il nous en faut beaucoup). Patricia doit voir quelqu’un à ce sujet. La demande de bénévoles devra être distribuée pour le 26 Mai avec un retour le 10 juin (sur le modèle de l’année dernière). On réservera des barrières à la mairie pour délimiter la zone de remise des lots. Stéphanie propose (en plus des jeux déjà arrêtés) un défi de pesée de panier garni.

Les jeux se dérouleront de 15h à 15h45, de 16h15 à 17h15, enfin de 17h30 à 18h30.

Rendez-vous à 9h le matin pour l’installation (prévoir des bénévoles aussi pour ça). Les « portoirs » doivent être vérifiés pour maintenir la boisson au frais. Le problème du congélateur est résolu. Dominique ira chercher le barnum à Beaulieu (avec la remorque de Julien) mais quelqu’un d’autre devra s’occuper du retour (à prévoir). Le soir, nous allons  prévenir le voisinage de la salle du Tilleul que la fête se prolongera là-bas.

Prochaine réunion - salle des associations

Mardi 14 juin à 20h30

Ordre du jour : Bilan chorale, Fête de fin d’année



Journée pétanque annulée !

C'est avec regrets que nous devons annuler la journée pétanque en raison du nombre trop faible d'inscriptions. L'annulation des réservations du château gonflable, du barnum  et de la friteuse nous amène à payer des arrhes…

Compte rendu de la réunion du 28 avril

Présents:  Patricia Copin, Christelle Pineau, Nelly Gourichon,
Natacha Dolay, Alice Pousset, Stéphanie Chalumeau, Jérôme  
Marionneau, Julien Marqué et Dominique Drouet.

Ordre du jour: Bilans Tombola et Carnaval – Journée pétanque – Fête de fin d’année – Chorale - Questions diverses

Bilans Carnaval et Tombola

Le bilan du carnaval est très positif. Les enfants étaient ravis, les parents semblent avoir apprécié. Les conditions de sécurité étaient bonnes car les papas ont bien balisé le trajet. Un grand merci à Julien Septans et Bruno Alix qui ont contribué à cette réussite.

Entre la location du groupe électrogène, et la recette du bar, nous avons réalisé un bénéfice d’environ 50€ ce jour là. Nous sommes très satisfaits car ce n’était pas l’objectif de la journée.

Néanmoins, 2 ou 3 petites choses sont à améliorer pour l’année prochaine :

         -Mise en sécurité de la cour du tilleul (mûr côté route)

         -Rallonger le circuit qui n’a duré qu’une demi-heure.

         -Reculer le départ à 10h30.

Le bilan de la tombola est excellent. La mise en œuvre a été compliquée. Il a fallu relancer plusieurs fois et aujourd’hui encore nous sommes sans nouvelles de quelques familles. Malgré cela, le bénéfice s’élève à 690€ auquel il faudra ôter l’achat de petits cadeaux pour les meilleurs vendeurs (ils sont 6 ex-æquo). Il reste également des lots non retirés.

Journée pétanque

le dimanche 22 mai salle Cortequisse

Les affiches et coupons d’inscriptions sont diffusés depuis la semaine 16. Le château est réservé, ainsi que la tireuse à bière auprès de l’Auberge de Soulaines.

La friteuse et le barnum seront à retirer à Beaulieu. Dominique s’occupe du rendez-vous jeudi 19 après midi ou samedi 21 au matin. Julien s’occupe de la remorque.

A la prochaine réunion, nous aurons les bulletins d’inscriptions et nous pourrons ainsi prévoir les quantités de frites, boissons, etc… Nous achèterons également les petites récompenses et affinerons le règlement du concours.

Franck s’occupe de la rallonge électrique de la friteuse.

Il faut que l’on trouve environ 60 mètres de bastings, ou solives pour délimiter une allée centrale sur l’aire de pétanque.

Nous recherchons également une personne expérimentée, passionnée ou compétente pour « chapeauter » le concours (organiser les parties, comptabiliser les scores…)

Fête de fin d’année

Le samedi 25 juin à l’école. Le thème est : l’univers, les planètes

Les lots  sont achetés et étiquetés. Il en manque encore quelques-uns, Patricia s’en occupe.

Le barnum bar sera monté au même endroit que l’an passé. Nous lancerons un appel aux bénévoles début juin. Il nous faut beaucoup de monde pour monter le barnum, les stands et tenir les jeux.

Chacune des activités coûtera 1 jeton et rapportera 1 point lot.

Pour la pêche à la ligne, le coût sera également de 1 jeton.

Patricia s’occupe de trouver des jetons.

La tireuse à bière est réservée à l’Auberge de Soulaines.

Nous terminerons cette journée par un pique nique avec barbecue dans la cour du Tilleul.

Chorale

Le vendredi 10 juin à la Grange aux Dîmes. Comme l’an passé, nous prévoyons d’y tenir un stand avec vente de boissons et bonbons. Rassemblement à 18h00 pour installation.

Questions diverses

• Un congélateur nous serait fortement utile pour vendre des glaces lors de nos manifestations. Nous lançons donc un appel aux parents. Si quelqu’un en possède un ancien en état de fonctionnement, nous sommes preneurs. Autrement, nous allons en acheter un.

• Dates probables des manifestations de l’an prochain :

-      vendredi 23 septembre 2011, boum des enfants

-      octobre 2011, vente de brioches

-      dimanche 20 ou 13 novembre 2011, loto

-      1^er week-end de décembre 2011, vente de sapins.

-      dimanche 11 décembre 2011, arbre de Noel

-      janvier 2012, vente de galettes ou saucissons

-      samedi 31 mars 2012, carnaval

-      samedi 12 mai 2012, marché de printemps

-      samedi 23 ou 30 juin 2012, fête de fin d’année.

• Bilan de l’année en cour

Le planning de l’année prochaine est très chargé. Il correspond à peu près à celui que nous avons réussi à tenir cette année. Nous avons multiplié les manifestations, afin d’organiser des évènements festifs pour les enfants, afin de favoriser le dialogue entre les parents en créant des moments de rencontres et également afin de récolter de l’argent pour financer les sorties des enfants.

Nous avons tous donné beaucoup de notre temps et fait beaucoup d’efforts cette année  en instaurant de nouvelles manifestations (nous ne sommes que 8). Certains d’entre nous ne pensent pas pouvoir être aussi disponible l’an prochain ou désirent arrêter. Organiser ces évènements autour de l’école, c’est l’affaire de tous.

Chaque parent doit se sentir concerné et un roulement devrait être naturel. Plus la charge de travail est partagée, moins elle est lourde. Nous envisageons donc l’an prochain, dans le cas ou nous ne serions pas suffisamment nombreux (une douzaine), de ne rien organiser et de mettre en place une cotisation…

Prochaine réunion - salle du Tilleul

Jeudi 12 mai à 20h30

Ordre du jour : Journée  pétanque, chorale, fête de l’école

Réunions suivantes :  mercredi 1^er juin, salle des associations

                                      mardi 14 juin, salle des associations.