Compte rendu de la réunion du 17 juin 2014

Parents présents : Nelly Gourichon, Elodie Rouiller, Christelle Pousset, Aurélie Blanc, Stéphanie Chalumeau, Kathy Helesbeux, Isabelle Gincheleau, Céline Corre, Véronique Gohier, François Robert, Jean-Michel Delaunay, Sandrine Urien.

Absents : Bruno Cesbron, Clarisse Fournier.

Ordre du jour : Préparation de la fête de l’école, divers.

Préparation de la fête de l’école – 28 juin 2014

Lots

  La Préparation des lots a eu lieu le vendredi 02 mai 2014. Le 03 juin, un point a été fait sur les lots (quantité des grands, moyens et petits lots) et à l’issue un achat de 100 lots supplémentaires a été réalisé le samedi 07 juin à Self jouet afin que l’on n’ait pas de rupture de stock le jour j.

  Les lots de la pêche à la ligne ont été préparés par Christelle.

Liste des activités

Voici la liste des stands que nous proposons de faire cette année :

Nom du stand	Etat des préparations
Chamboule tout	Stand existant rien à faire - signalétique OK
Fort Boyard	Stand en cours de préparation par François - signalétique en cours avec l’aide de Julien Marqué
Maquillage	Maquillage à acheter - signalétique OK
Parcours de skate	Achat de deux skateboards - Véronique et Isabelle apporteront les protections - signalétique en cours avec l’aide de Julien Marqué
Pêche à la ligne	L’emballage des lots est fait
Stand de tir	Les nerfs ont été achetés - signalétique en cours avec l’aide de Julien Marqué
Structure gonflable	Stand existant rien à faire
Tir au but	Stand existant rien à faire - signalétique OK
Tour de poney	Bruno Cesbron s’occupe du parcours - signalétique à faire
Trampoline	Stand existant rien à faire - signalétique OK

  On conserve le concours de Palets (adultes et ados) pour une participation de 1 € avec à la clé des lots à gagner.

  Pour le jeu de palets, nous avons au local la planche et Kathy amènera les palets. Il y aura pour les 3 premiers (par catégorie homme, femme et enfant) des lots à la clé !

  Pour mettre les scores du concours Palets et stand avec lot à gagner, il faut prévoir des tableaux. Christelle demande à la mairie s’il l’on peut emprunter 1 tableau à la salle du Tilleul et demande aux enseignantes si elles peuvent nous prêter des tableaux de l’école.  Il faudra acheter également des crayons Velléda.

 Voici la liste des lots à gagner pour le concours du Palet statuée en séance :

Lots Homme :

• 1^er lot : 1 bouteille Cointreau et 2 verres + 2 places au Puy du fou (enfant/adulte)
• 2^ème lot : 6 verres à bière +  2 places à Terra Botanica
• 3^ème lot : 2 places au Zoo de Doué + 1 bouteille de Chauvin

Lots Femme :

• 1^er lot : un soin du visage 30 € (Spa bien-être au jardin)
• 2^ème lot : un bon cadeau de  25 euros  sur un forfait shampoing-coupe-couleur ou mèches (Evelyne coiffure)  + des verres  à cocktail
• 3^ème lot : 1 bouquet de fleur Coquelicot Hyper U

Lots Enfant :

• 1^er lot : 1 place à Anjou wake park  + 2 places au Laser game
• 2^ème lot : 2 entrées au Parc de l’étang +  2 places de bowling
• 3^ème lot : 2 places au Zoo de la Flèche

                                                                      

On prévoit également des places à gagner pour le 1^er enfant des stands suivants :

• Tir au but : 1 place de bowling + 2 places au Laser game
• Skatepark : 1 place Anjou Wake Park  + 2 places au Laser game
• Stand de tir : 1 place de bowling + 2 places au Laser game

  Céline et Isabelle préparent une affiche pour les lots du palet et une liste complète à fournir à Bruno Alix pour qu’il puisse annoncer les lots pendant la fête.

On organisera également un panier garni. On y mettra différents objets (bouteille, lots divers, paquets de bonbons, places…).

Côté logistique

• L’installation des barnums, trampoline se fera le vendredi soir qui précède la fête. Certains parents et anciens APE seront présents pour le montage.
• Le samedi matin, nous préparons les stands.
• Le dimanche matin, démontage des stands.
• Nous avons l’autorisation de la mairie pour accéder à la cour afin d'installer le matériel (barnum, frigo…).
• Jean-Michel, Bruno Cesbron et François iront chercher le barnum le vendredi 27 juin à 15H30 à l’office du Tourisme de Beaulieu. Ils iront avant chercher la remorque chez Pierre Dain. Ils ramèneront le barnum lundi après-midi. Jean-Michel rappelle l’office du Tourisme pour confirmer les horaires de retrait et de retour du barnum.
• Christelle a réservé les bans, barrières, grilles, barnums et congélateur auprès du comité des fêtes.

Liste des personnes de l’APE et parents présents vendredi soir et samedi matin :

• Vendredi soir : Franck Pousset, Tony Ménard, Julien marqué, Jean-Michel, François, Nelly, Bruno Cesbron, Ronan, Christelle, Frank Baunez.
• Samedi matin : Céline, Nelly, Jean-Michel, Elodie, Isabelle, Kathy, Véronique, Stéphanie, Christèle, Clarisse, Bruno Rouiller.

Côté communication

• L’affiche pour la fête de l’école est faite. Céline s’occupe de l’affichage.
• Le programme de la journée donné aux parents lors de la vente de jetons est fait. Bruno Rouiller s’occupe des éditions. On a également fait une affiche en plus.
• Les affiches des panneaux pour les nouveaux stands ont été réalisées par Julien Marqué. Il en manque une pour le stand poney. Céline voit avec Julien Marqué s’il peut nous réaliser le dernier panneau.

Organisation des stands

• Pour un bon déroulement de l’après-midi, il nous faudrait 54 personnes.
• A la suite des permanences du 10 juin et 12 juin, il nous manque encore environ 11 parents pour tenir les stands. Si nous n’avons pas assez de volontaires, nous devrons fermer les stands plus tôt.
• Les enseignantes ont fait passer un mot de rappel dans les cahiers et ont demandé également aux parents qu’ils fassent des gâteaux.
• Si l’organisation nous le permet dans la cour, dans le barnum ont mettra le bar avec uniquement les boissons et dans un autre lieu les gâteaux et bonbons.
• Nelly envoie le planning des stands actualisé.

Organisation du bar et des courses

• Christelle, Sandrine et Kathy s’occupent de faire les courses la semaine prochaine (boissons et bonbons essentiellement). Une fois les courses faites, elles enverront un mail pour demander de l’aide pour la réalisation des sachets.
• Pour le bar, cette année nous avons loué une tireuse à bière. Jean-Michel a effectué la réservation de la tireuse et futs (1 tireuse et 3 futs de 30 litres). François ira la chercher.

Tarifs du bar :

• Canette Orangina, Oasis, coca : 1,50 €
• Verre Bière : 2 €
• Rosé : 1 €
• Bonbons :
• Sachet de bonbons : 60 cts
• Malabar : 20 cts
• Sucette chupa : 30 cts
• Carambar : 10 cts
• Gâteaux (la part au choix) : 50 cts

Barbecue à la salle du Tilleul

  Le soir, la salle du Tilleul est réservée pour le traditionnel et festif barbecue (à partir de 20H00).

Chacun amène son pique-nique et ses boissons. L’APE offrira l’apéritif.

• Rendez-vous vendredi 27 juin à partir de 17H30 pour l’installation des stands, trampoline…
• Rendez-vous samedi 28 juin à 09H30 pour la préparation des stands.
• Rendez-vous samedi 28 juin à 14H00 pour l’installation des lots.
• Rendez-vous dimanche 29 juin à 10H00 pour le rangement des gros équipements (stands, trampoline…).

Divers

Arbre de Noël 2014 : Aurélie a trouvé un spectacle de clowns qui dure environ 45 minutes à 450 € TTC. Nous avons retenu la date du 07/12. Pour plus d’informations voici le site : www.pouetpouet.fr . En séance, nous validons la prestation de sculpture de ballons pour les enfants.

Planning de la réservation des salles pour l’année prochaine :

• Vendredi 19 septembre : Boum de rentrée.
• Dimanche 7 décembre : Arbre de noël.
• Samedi 21 mars 2015 : Carnaval avec soirée (date à définir en fonction du calendrier des vacances scolaires).

Le repas du bureau à lieu le vendredi 04 juillet à la salle Cortequise - Nelly s’occupe de faire un doodle pour l’organisation (entrées, desserts).

Prochaine réunion 04 Septembre 2014 à 20H15

Salle des associations

Ordre du jour : Préparation de la boum et AG.

Compte rendu de la réunion du 21 mai 2014

Parents présents : Nelly Gourichon, Bruno Rouiller, Christelle Pousset, Bruno Cesbron, Aurélie Blanc, Stéphanie Chalumeau, Kathy Helesbeux, Isabelle Gincheleau, Céline Corre, Jean-Michel Delaunay, Véronique Gohier, Clarisse Fournier, Sandrine Urien.

Absent : François Robert.

Ordre du jour : Bilan de la soirée, préparation de la fête de l’école, divers.

Bilan de la soirée fouaces

Nelly a reçu la facture pour les droits d’auteurs : 113,40 €

Préparation de la fête de l’école – 28 juin 2014

Lots

  Nous avons décidé de maintenir le même tarif que l’année dernière avec le même système de lots.

Tarifs : 1 ticket = 1 €

            6 tickets = 5 €

           13 tickets = 10 €

  La Préparation des lots a eu lieu le vendredi 02 mai 2014. Avant la fête, il faut faire le point sur les lots (quantité des grands, moyens et petits lots). En séance, on a fixé un rendez-vous le 03 juin à partir de 17H30 chez Isabelle. Seront présents Nelly, Jean-Michel, Stéphanie et Kathy.

Il reste à emballer les lots de la pêche à la ligne (Christelle s’en occupe). Elodie doit fournir les sacs pour la pêche à la ligne.

Liste des activités

  Après discussion, voici la liste des stands que nous proposons de faire cette année :

Nom du stand	Ce qui reste à faire
Chamboule tout
Fort Boyard	François s’occupe du jeu – Faire un nouveau panneau
Maquillage
Parcours de skate	Achats de deux skates board – Faire un nouveau panneau
Pêche à la ligne	Lots à emballer
Stand de tir	Achats de nerfs à Décathlon – Faire un nouveau panneau
Structure gonflable
Tir au but	Lot / place à gagner
Tour de poney	Proposition de Bruno Cesbron – parcours à définir - Faire un nouveau panneau
Trampoline

  On conserve le concours de Palets (Adultes et ados) pour une participation de 1 € avec à la clé des lots à gagner.

Pour le jeu de palets, nous avons au local la planche et Kathy amènera les palets. Il y aura pour les 3 premiers par catégorie homme, femme et enfant des lots à la clé ! La définition des lots est en cours de définition, on statuera à la prochaine réunion APE. A l’issue, des affiches seront préparés avec la liste des lots à gagner (Stéphanie/Céline).

On organisera également un panier garni. On y mettra différents objets (bouteille, lots divers, paquets de bonbons, places…).

Liste des lots déjà récoltés par Stéphanie, Kathy, Bruno Rouiller, Véronique, Aurélie

• Bon d’achat à l’ardoise à Brissac
• Coffret de trois bouteilles domaine chauvin
• Zoo de la flèche (2 entrées)  et Doué (1 entrée adulte / 1 enfant)
• 4 entrées ½ tarif au parc Ouistiti 
• 20 places laser game et 4 places bowling
• 1 bouteille Cointreau et 2 verres
• 1 bouquet fleuriste Hyper U
• 1 bon d’achat à l'épicerie Saveurs Aubance St Melaine 
• 4 entrées au Parc de l’étang Brissac 
• Mac Do : sac avec lots divers pour les enfants
• Crêperie à Murs : 12 réductions de 5% sur le repas
• 6 verres à bière

Il reste encore d’autres lots à venir. On fera l’inventaire définitif à la prochaine réunion.

Côté logistique :

• L’installation des barnums, trampoline se fera le vendredi soir qui précède. Nous aurons besoin de volontaires (solliciter les parents et anciens APE pour conseil sur le montage).
• Le samedi matin, nous préparons les stands.
• Le dimanche matin, démontage des stands.
• Avec les travaux de l’extension de la cuisine, les enseignantes nous ont dit lors de la réunion du 13 mai qu’il ne sera pas possible d’accéder à la cour en passant devant le préau. Nelly et Jean-Michel ont rendez-vous samedi 24 mai pour obtenir une dérogation pour l’installation et le démontage du matériel (Barnum, frigo…).
• Le Barnum est réservé à l’office du Tourisme de Beaulieu. Jean-Michel, Bruno Cesbron et François se propose d’aller le chercher le vendredi 27 juin à 15H30. Par  contre, il faudrait se procurer une grosse remorque. Sandrine demande à Pierre ? pour disposer d’une remorque.
• Christelle s’occupe de réserver les bans, barrière, grille, barnum et congélateur du comité des fêtes

Côté communication :

Vu en réunion avec les enseignantes le 13 mai, cette année le thème de la fête de l’école est l’Europe. Nous devons :

• Préparer une affiche pour la fête de l’école. Mélissa Mercier nous a fait un dessin, nous allons l’utiliser pour faire l’affiche (Céline et Isabelle s’en occupent).
• Mettre à jour le programme de la journée donné aux parents  lors  de la vente de jetons. Céline s’en occupe – On va insérer une photo de la fresque. Bruno Rouiller s’occupe des éditions. On prévoit également de faire une affiche en plus.
• Faire les affiches des panneaux pour les nouveaux stands (affiche A3, Isabelle et Céline s’en occupent).

Organisation des Stands

• Comme l’année précédente, nous allons lancer un appel aux parents pour qu’ils fassent des gâteaux et participent aux stands. Les enseignantes passeront le message aux parents.
• Nous allons organiser deux permanences à la sortie de l’école pour solliciter la participation des parents aux stands.
• Mardi 10 juin – 16H30 à 17H30 (Christelle, Bruno Cesbron et Jean-Michel seront présents) et de 17H30 à 18H30 (Nelly, Kathy et Isabelle seront là)
• Jeudi 12 juin - 16H30 à 17H30 (Christelle, Véronique et Jean-Michel seront présents) et de 17H30 à 18H30 (Nelly, Kathy et Isabelle seront là)

Pour un bon déroulement de l’après-midi, il nous faudrait 54 personnes.

Organisation du Bar et course

• La commission course doit s’occuper de faire l’inventaire des boissons restantes des dernières manifestations. Pour les courses il faudra au minimum 4/5 personnes. Pour la préparation de la liste des courses, il serait bien d’avoir l’inventaire des courses réalisées l’année dernière lors de la fête de l’école. On demandera à François de nous fournir la liste.
• Pour le Bar, cette année nous allons louer une tireuse à bière. Jean-Michel s’occupe de la réservation de la tireuse et futs. Pour les quantités à commander, il serait bien d’avoir la quantité de bière en cannette achetée l’année dernière.

Barbecue à la salle du Tilleul

  Le soir, la salle du Tilleul est réservée pour le traditionnel et festif barbecue (à partir de 20H00).

Chacun amène son pique-nique et ses boissons. L’APE offrira l’apéritif.


 * Rendez-vous vendredi 27 juin à partir de 17H30 pour l’installation des stands, trampoline…
 * Rendez-vous samedi 28 juin à 09H30 pour la préparation des stands.
 * Rendez-vous dimanche 29 juin à 10H00 pour le rangement des gros équipements (stands, trampoline…)

Divers

Arbre de Noël 2014 : Aurélie a trouvé un spectacle de clowns qui dure environ 45 minutes à 450 € TTC, nous avons retenu la date du 07/12. Des informations complémentaires sont accessibles sur le site Internet www.pouetpouet.fr

Fresque européenne : Nous avons réglé à l’école, notre participation au financement.

Planning de la réservation des salles pour l’année prochaine :

• Vendredi 19 septembre : Boum de rentrée
• Dimanche 7 décembre : Arbre de noël
• Avril 2015 : carnaval avec soirée (date à définir en fonction du calendrier des vacances scolaires)

Prochaine réunion 17 juin 2014 à 20H15

Salle du Tilleul

Ordre du jour : Préparation fête de l’école