Compte rendu du 4 février 2016

Parents présents: Elodie Rouiller, Lucile Benestreau, Jean-Christophe Urien, Isabelle Gincheleau

Absents: Sandrine Urien, Loetitia Baunez, Bruno Cesbron, François Robert, Nicolas Braud, Laetitia Maugeais, Estelle Tramayes, Jean-Michel Delaunay, Elodie Marqué, Kathy Helesbeux

Ordre du jour: Tombola, carnaval, divers.

Tombola

La commande a été passée : 840 tickets « double-chance » au grattage, puis au tirage, 9 tickets à   vendre par famille.

Problème soulevé : la proximité avec la vente de bulbes, mais aussi, peut-être, une autre vente à l’initiative de l’équipe enseignante en avril/mai. Elodie propose d’en parler à Laure Rafin pour voir s’il est nécessaire de refaire une autre vente et pour demander si elles peuvent nous communiquer le nom des familles afin de préparer nos enveloppes avec les tickets de tombola à vendre.

Lors de la dernière réunion, on a fixé le 1^er mars comme date de distribution des tickets de tombola dans les cahiers, avec le tirage au sort après le carnaval, c'est-à-dire le samedi 23 avril 2016.

A voir peut-être pour décaler la distribution dans les cahiers d’1 ou 2 semaines et le tirage au sort après la chorale (29/04/2016).

A noter qu’il faut aussi préparer un règlement clair et détaillé à déposer dans les cahiers avec les    tickets de tombola (Isabelle, Elodie R.).

Carnaval

Date du carnaval : samedi 23 avril.

Garde-t-on le même horaire que l’année dernière : 17h devant l’école pour un départ à 17h30, puis arrivée vers 18h30 à la salle Cortequisse ?

Pas de soirée après le carnaval, mais un apéro et le tirage au sort de la tombola si la date est maintenue.

Prévoir une affiche pour annoncer le carnaval + papier dans les cahiers (Isabelle).

Parcours :

Celui de l’année dernière était un peu trop long pour les petits. Revoir pour le modifier.

Passe-t-on par le bourg ou devant la caserne des pompiers ?

Sono :

Il faut trouver quelqu’un pour animer le défilé.

On peut faire un appel aux parents par mail (Jean-Christophe).

Apéro :

Vérifier ce qu’il reste au local avant la prochaine réunion (sangria, rosé pamplemousse, coca…).

Divers

• A voir en prochaine réunion pour une vente après la chorale (boissons, bonbons…)

• Récupérer au local l’inventaire des lots restants pour la fête de l’école (Elodie R.) et mettre à jour le fichier (Isabelle). Penser à fixer une date en avril pour l’achat des lots pour la prochaine fête.

Prochaine réunion - salle des associations

Date à définir

Ordre du jour : Tombola, préparation du carnaval

Compte rendu du 14 janvier 2016

Parents présents : Elodie Rouiller, Jean-Michel Delaunay, Elodie Marqué, Kathy Helesbeux, Estelle Tramayes, Jean-Christophe Urien, Isabelle Gincheleau

Absents : Sandrine Urien, Loetitia Baunez, Bruno Cesbron, François Robert, Nicolas Braud, Lucile Benestreau, Laetitia Maugeais,

Ordre du jour : Bilan marché de Noël et vente saucissons, préparation autre vente, divers.

Bilan vente saucissons + Marché de Noël

• La vente des saucissons a moins bien marché par rapport aux 2 dernières années. Cela s’explique sans doute par le fait que c’était la période des vacances de Noël. Pour l’année prochaine, faire cette vente plus tôt ou après les fêtes. 274 saucissons vendus (31 familles), soit 369,90€ de bénéfice. Réception de la commande vers le 25.01 (chez Elodie M. : à confirmer). La distribution est prévue le jeudi 28.01.16 à partir de 16h.

• Marché de Noël : Pas de bénéfice, même en négatif  (environ - 100€). Pour le prochain marché, prévoir dès le mois de juin de fixer la date, de contacter les artisans…, et  de réfléchir aux animations (manège ou autre) à réserver.

Prochaines Ventes

• Plusieurs idées proposées pour une prochaine vente (gâteaux Bijou, brioches, sacs cabas, tombola…), ou animation (journée ou demi journée « géo quiz » dans Soulaines sur inscription à l’avance, genre 2€ par participant : bonne idée à garder mais pour l’année prochaine).

• Finalement, on retiendra pour cette année l’idée d’une tombola via « Initiatives » :

On arrête notre choix sur un Pack Tombola Double-Chance, avec tirage + grattage, 2 chances de gagner : 840 tickets, prix d’achat 595€, 174 lots à gagner.

Prix de vente du ticket à 2 € : cela fera un bénéfice maxi de 1085 € (si tous les tickets sont vendus). Proposer des enveloppes de 9 tickets par famille et le restant sera pour ceux qui en souhaitent d’autres si tout est vendu.

Elodie R. va téléphoner pour prendre tous les renseignements utiles avant commande.

Dépôt des papiers, enveloppes et tickets le mardi 1^er mars dans les cahiers, retour  des talons pour le tirage et de l’argent de la vente des tickets pour le 18. Prévoir ensuite de relancer ceux qui n’auraient pas rendu les invendus ou l’argent. Dans l’idéal, il faut tout récupérer pour le 25 mars.

Distribution des lots et tirage au sort lors du Carnaval le 23.04.16, pendant l’apéro en fin de journée.

Pas de repas prévu cette année après le Carnaval.

Lors de la prochaine réunion préparer le mot pour les cahiers (prix du billet, nombre de lots à gagner, modalités retour…). 

Divers

• Demande de subvention déposée auprès de la mairie par J-Michel. Il a été demandé 100€ supplémentaires par rapport aux années précédentes.

• Demander à Laure Rafin si l’équipe enseignante prévoit une vente avant le mois de juin.Voir si cela ne se chevauche pas avec la tombola.

Prochaine réunion - salle des associations

Jeudi 04 février 2016 à 20h15

Ordre du jour : Tombola, préparation du carnaval