Compte rendu réunion du 14 mai 2012

Présents : Patricia Copin, Christelle Pineau, Bruno Rouiller, Nelly Gourichon, Alice Pousset, Natacha Dolay, Stéphanie Chalumeau , Gaspard Loizner et Julien Marqué.

Absents :  Vincent Scheyder, Nathalie Lenain, Elodie Rouiller, Jérôme Marionneau, Céline Corre

Ordre du jour: bilans loto, vente de fleurs et buvette Chorale – Kermesse

Bilans

• Avec 680.90€ de recettes et 533.80€ de dépenses, les bénéfices de loto s’élèvent à 147.10€. Nous avons compté environ 90 participants (enfants inclus). Nous avons vendu 30% de carton en moins que les 2 années précédentes. Le bar et la vente de crêpes ont quant à eux bien fonctionné. Le résultat mitigé est certainement lié à la date trop tardive en ce début d’année. Nous prévoyons d’organiser le loto de la prochaine année scolaire en novembre.
• Nous avons tenus une buvette en sortie de chorale et avons réalisé 106.64€ de bénéfices.
• Le soir de la chorale, nous avons distribué les plants de légumes et fleurs. Le résultat n’est pas encore calculé exactement, mais il avoisine les + 200€
  

  Le bénéfice cumulé de ces 3 actions est donc d’environ 450€ qui seront bien évidemment dépenser au profit de tous les enfants. Merci aux familles qui ont participé.

Fête de fin d’année - Kermesse

Nous sommes revenus sur le sujet du prix des jeux et avons décidé de mettre en place un tarif dégressif. Pour rappel, 1 ticket jeu acheté permet systématiquement à l’enfant de faire une activité et de gagner 1 point lot, ou de faire une pêche à la ligne. Il peut cumuler les points pour choisir de plus gros lots.

Tarifs : 1 ticket = 1€  /   6 tickets = 5€   /    13 tickets = 10€

 Patricia à fait le point sur les lots restant et nous donne le détail des lots préférés des enfants pour optimiser le complément. Rendez vous samedi 19 mai au matin pour rachat à Self-jouet (Christelle, Nelly, Gaspard et Julien)

Voir tableau annexe.

Activités

• Un panier garni (charcuterie, vin…) sera proposé à la pesée pour une estimation à 1€. En fin d’après midi, la meilleure estimation remportera le panier. Stéphanie s’en occupe.
• Pour une participation de 1€, un challenge de tir aux palets sur planche à trous sera organisé pour les parents avec à la clé des consommations au bar. Le principe exact reste à définir. Il y aura également pour les parents un jeu de réflexion disponible. (Voir avec Dominique pour casse-tête)
• Pour les plus petits,  pêche à la ligne avec lots filles et garçons. Le coût de la partie est de 1 ticket jeu. Nous prévoyons également une activité spéciale pour les touts petits (chacun se renseigne)

Liste des activités « ticket jeu » : Pour chaque participation à une de ces activités, l’enfant gagne 1 point pour 1 lot.

- Trampoline : La durée d’une partie sera de 3 minutes par enfant répartis par âge selon les tranches horaires.

- Tir au but : Dans le fond du terrain sur l’herbe. 1 partie = 3tirs

- Lancer d’anneaux : Dans le fond du terrain sur l’herbe. 1 partie = 5 lancés

- Tir à l’arbalète : Sous le préau. 1 partie = 3 tirs

- Chamboule tout : Sous le préau. 1 partie = 3 lancés

- Maquillage : Sous le porche

Nous recherchons une activité supplémentaire destinée un peu plus aux filles.

Organisation

• Nelly s’occupe de recenser les bénévoles et  planifie les activités.
• Nous prévoyons d’installer les frigos (Patricia), congélateur(Alice), barnum le vendredi soir et de démonter les gros équipements le dimanche matin. Pour le barnum, Julien ira le chercher à l’office du tourisme. Il faut 4 hommes pour le montage / démontage.
• Il faut racheter des sachets et gommettes  pour les lots.
• Demander à la commune de nous mettre des barrières à disposition (5 ou 6) pour organisation des stands.
• Faire une demande de débit de boissons. Prévoir également les bancs + tables pour le barbecue en soirée à la salle du tilleul et prévenir le voisinage.
• Les membres de la « commission courses » s’occupent des commandes boissons, bonbons, glaces (uniquement Mister-frezz)…
• Julien se renseigne pour fabrication de pancartes pour signaler les jeux et la modernisation de certaines activités

Pour le repas du soir, nous allons demander au comité des fêtes de nous prêter un de leur barbecue. Cette année nous ne tiendrons pas de bar le soir, et invitons donc les participants à emmener de quoi se rafraîchir.

Questions diverses

• Nous avons reçu une subvention de 650€ la mairie qui nous servira au spectacle de noël.
• Nous sommes invités à participer aux 10 ans de la Grange aux Dîmes. Sujet à approfondir
• Nous sommes conviés le 04 juin à une réunion à la mairie pour déterminer les dates de nos manifestations pour les réservations de salles.

-   Dates 2012-2013 :Boum/accueil - 14 septembre 2012             Loto - 18 ou 25 novembre 2012

     Arbre de noël – 09 ou 16 décembre 2012    Carnaval – 06 avril 2013  Fête de l’école – 29 juin ?

Mercredi 13 Juin à 20h30

Ordre du jour : Kermesse  et questions diverses.

Compte rendu réunion du 24 avril 2012

Présents: Patricia Copin, Christelle Pineau, Elodie Rouiller, Nelly Gourichon, Alice Pousset, Nathalie Lenain, Céline Corre, Natacha Dolay, Stéphanie Chalumeau , Vincent Scheyder, Jérôme Marionneau et Julien Marqué.

Absents: Patricia Copin, Melissa Mercier, Gaspard Loiszner

Ordre du jour: Loto – bilans  Bijou et carnaval – Chorale – Kermesse – Vente de fleurs - Questions diverses

Loto

Il se déroulera dimanche 29 avril 2012. Rendez-vous à 10h00 à la salle pour préparation. Jérôme contacte Bruno Alix pour la sono. Christelle s’occupe des courses. Penser aux appareils à crêpes, bouilloires et rallonges électriques. Nous ne vendrons pas de barres chocolatées pour privilégier la vente de crêpes. En boissons, nous proposerons jus de fruits, soda, café, cidre et moelleux.

Bilan Bijou et carnaval

Ø   Le bénéfice de la vente de gâteaux « bijou » s’élève à 192.30 € avec  150 boîtes vendues. Pour la prochaine fois, il faudra affiner la date de livraison du transporteur. (Demander  1 jour précis de livraison)

Ø   Le carnaval s’est bien déroulé, sous un soleil radieux avec le défilé de presque 50 enfants précédés par le véhicule communal. Nous avons réalisé 103.63 € de bénéfices essentiellement sur les ventes de boissons et bonbons. Pour l’année prochaine, nous appellerons les volontaires pour la réalisation d’un char. Nous prévoyons également des ballons d’Hélium et aimerions trouver des échassiers.

Vente de fleurs - chorale

Ø   Environ 190 articles (plans de légumes, arômes, fleurs)…ont été commandés. Christelle et Patricia iront les chercher le 3 mai à Vauchrétien et les stockeront dans la salle des associations réservée à cet effet (prévoir des bâches). La distribution aura lieu le lendemain soir à la chorale.

Ø   La chorale est organisée par l’équipe enseignante le vendredi 4 mai. Comme à l’accoutumer,  nous tiendrons une buvette pour un apéritif convivial avec vente de  boissons et bonbons.

Kermesse

Après débat, nous avons décidé de maintenir le même tarif que l’année dernière avec le même système de lots (façon fête foraine)  Julien fait le point sur les  lots.

L’an dernier, nous avons dû réduire le nombre d’activité à cause du manque de bénévoles. Cette année nous allons essayer de mieux sensibiliser pour la réussite de cet évènement et optimiser la participation des parents. Lors de la chorale un premier appel sera lancé.

Nous prévoyons de reconduire les activités qui plaisent et  en créer de nouvelles :

Tir à l’arbalète, tir au but, trampoline, chamboule tout,  pêche à la ligne, estimation panier garni pour les grands, tir au palais, maquillage, circuit électrique, une fresque géante pour les petits  ou peinture sur plateau tournant…

Nous aimerions organiser « une remise de prix » pour les CM2. (Le sujet est à affiner, notamment avec la municipalité)

Nous allons nous renseigner chez B&B pour la location de la tireuse à bière.

Comme l’an passé, il nous faudra deux réfrigérateurs (Elodie et Bruno en ont  1) et un congélateur (+rallonges) pour vendre des glaces et boissons fraîches.  

L’installation du barnum se fera probablement le vendredi soir qui précède.

Nous prévoyons le démontage et rangement des structures (barnum, frigo, jeux…) le lendemain de la fête.

Le soir, la salle du tilleul est réservée pour le traditionnel et festif barbecue. (Demander à la mairie, des tables et bancs.)

Un entretien est prévu avec les maîtresses pour l’organisation des horaires, et le thème.

Questions diverses

Ø     Pour les prochaines ventes, nous essaierons de réduire les délais de commande à une semaine car nous pensons que les délais actuels trop long favorisent l’oublie.

Ø     La troupe théâtrale pour l’animation du spectacle de noël est réservée.

Ø     Nous prévoyons de distribuer au début de la prochaine année scolaire, une brochure couleur avec illustrations pour présenter l’Ape, son rôle, son bilan…

Prochaine réunion - salle des associations

Lundi 14 Mai – Mercredi 13 Juin

Ordre du jour : bilan du loto et de la vente de fleurs - Kermesse  et questions diverses.