Compte rendu du 17 juin 2015

Parents présents : Jean-Michel Delaunay, François Robert, Laetitia Maugeais, Elodie Marqué, Bruno Rouiller, Kathy Helesbeux, Isabelle Gincheleau, Bruno Cesbron.

Absents : Loetitia Baunez, Sandrine Urien, Sabrina Bourgeau, Aurélie Blanc, Jean-Christophe Urien.

Ordre du jour : Préparation de la fête de l’école, divers

Préparation de la fête de l’école – 27 juin 2015

Les Stands

-         Il manque encore des parents pour tenir les stands. Nous avons décidé de fermer le stand du skate park n’ayant pas ou trop peu d’inscrits pour le tenir.

-         Nous avons refait passer un mot mardi 16/6 dans les cahiers pour sensibiliser les parents sur le fait qu’il restait beaucoup de créneaux libres pour tenir les stands et donné des précisions sur le déroulement de la journée ainsi que la soirée festive organisée au Tilleul le soir. Nous avons également proposé aux parents d’apporter des gâteaux.

-         Nous espérons avoir un retour de quelques parents pour les créneaux vacants.

-         Tableau des stands tenus par l’APE à finaliser (vente de jetons, barbe à papa, poney, buvette, gâteaux/bonbons)  : Isabelle le met à jour puis l’envoie à tous / mail pour que les absents à la réunion le complètent.

-         Julien a refait les jeux qui étaient endommagés.

-         François va passer au local pour voir combien il manque de boîtes pour les jetons (prévoir boîtes de chaussures en conséquence), et pour voir l’état du maquillage et des pinceaux (à rajouter sur la liste des courses si nécessaire). Voir ce qu’il reste en bouteilles  d’eau, de coca et d’oasis. Si les dates sont bonnes, le coca et l’oasis seront servis pour la soirée au Tilleul.

-         François Prévoit 6 caisses pour Jetons, Buvette, Gâteaux/Bonbons, Tombola, Palet, Barbe à Papa : Tarifs :

• Jetons identiques à l’année dernière : 1 partie = 1€, 6 parties = 5 €, 13 parties = 10 €
• Palets : 1€
• Barbe à papa : 1,50€  (Isabelle prépare affiche).      
• Tombola 2 € le ticket (Kathy apporte le panier pour y mettre les enveloppes à vendre).
• Buvette : canette Coca, Orangina, ou Oasis = 1,50 €, bière = 2 € le verre, rosé = 1 € le verre, café = 50 cts la tasse.
• Bonbons : sachet de bonbons = 60 cts, Malabar = 20 cts, sucette Chupa = 30 cts, Carambar = 10 cts.
• Gâteaux : la part au choix 50 cts.

Elodie demande à Julien s’il peut nous refaire 5/6 affiches prix (buvette/gâteaux-bonbons).

-         Prévoir 3 tableaux pour inscrire les scores pour les stands suivants : palet, tir au but, stand de tir (Voir avec Aurélie : a peut-être déjà demandé aux maîtresses).

-         Kathy a préparé les affiches des 2 tombolas, et celles pour les lots du concours de palet. Il reste à faire celles pour le stand de tir et pour le tir au but.

-         Refaire le programme de l’après-midi qui sera distribué aux parent lors de la vente de jetons (Isabelle).

Tombola

Après intégration des nouveaux lots offerts (30 entrées à la patinoire, « soin détente » Bien-être au jardin, clés usb, …) il est prévu par tombola : 18 gagnants (19 si on intègre les lots prévus pour le skate park), 22 lots de consolation , et 10 perdants.

2 créneaux prévus : 16h30 et 17h45, 2 personnes à chaque créneau pour vendre les enveloppes.

Lots à récupérer au stand des jetons (gagnants + lots de consolation).

Courses

Jeudi 25.06 par Laëtitia et François.

Bonbons

Il reste 50 sachets de bonbons de la vente après la chorale. Prévoir d’en refaire 80 environ.

Préparation des sachets de bonbons jeudi 25.06 vers 18h –18h30 chez Isabelle

Déroulement des préparatifs :

• Barnum à récupérer à Beaulieu : Bruno, François et JJ (rendez vous 16 h à l’école)

            Sandrine redemander à M. Dain si ok pour remorque

            François recontacter l’office de tourisme Beaulieu pour les prévenir 

• Vendredi 26.06 soir : rendez vous à partir de 17h30 à l’école

    Demander les clés de l’école et le code à l’adjointe aux Affaires Scolaires.

    Montage du bar et du trampoline.

            Prévoir une visseuse pour l’installation des Barnums, et escabeaux

      Nettoyage des 2 frigos à prévoir vendredi soir après installation sur la cour.

• Samedi matin rendez vous 9h-9h30 :

    Mise en place des stands et du bar

      Aller chercher la machine à barbe à papa samedi matin (Isabelle)

• Samedi après midi 13h30  

    Mise en place des lots

Samedi soir démontage à partir de 18h30

Dimanche matin 10h00 : fin du rangement si nécessaire.

Barbecue le samedi soir à partir de 20H00 à la salle du Tilleul

Chacun amène son pique-nique et boissons. L’APE offrira l’apéritif (kir breton, rosé pamplemousse ou cerise).

Acheter les grilles pour le barbecue (prévu avec les courses). Apporter le Charbon (Kathy).

Prévenir les voisins proches de la salle du Tilleul de la soirée. Jean-Michel va distribuer le mot dans les boîtes aux lettres.

Divers

• 30 juin : réunion avec autres associations de Soulaines pour le planning de réservation des salles pour l’année prochaine. Jean-Michel sera présent.

• Le repas du bureau aura lieu le vendredi 3 juillet à la salle Cortequisse avec conjoints et enfants à partir de 19h – 19h30. Chacun emmène son repas (entrée et dessert pour buffet commun et viande pour barbecue). Il faudra penser à fixer la date de la réunion de rentrée début septembre avec pour ordre du jour : bilan de la fête de l’école et préparation de la boum.

Compte rendu du 10 juin 2015

Parents présents : Jean-Michel Delaunay, Aurélie Blanc, François Robert, Laetitia Maugeais, Elodie Marqué, Jean-Christophe Urien, Bruno Rouiller, Kathy Helesbeux, Isabelle Gincheleau.

Absents : Bruno Cesbron, Loetitia Baunez, Sandrine Urien, Sabrina Bourgeau.

Ordre du jour : Préparation de la fête de l’école, divers.

Préparation de la fête de l’école – 27 juin 2015

Lots à gagner :

De nombreux lots ont été récoltés par Kathy, Aurélie et Bruno R.

On conserve le concours de palets (Adultes et enfants) pour une participation ( 1 € l’année dernière) avec à la clé des lots à gagner.

Pour le jeu de palets, nous avons au local la planche et il faut prévoir d’amener les palets. Il y aura pour les 3 premiers par catégorie homme, femme et enfant des lots à gagner.

Voici la liste des lots à gagner pour le concours de palet statuée en séance :

Lots Homme :

• 1er lot : lot de 3 bouteilles de vin  Chauvin + 1 kit barbecue + et 2 lots de 2 parties de Laser Games
• 2ème lot : 1 entrée à Terra botanica + 1 lot de boules de pétanque
• 3ème lot : 1 entrée au zoo de Doué

Lots Femme

• 1er lot : 1 bon de réduction 20 € AJ coiffure galerie Hyper U + 1 bon d’achat de 15 € La Mie d’Aubance à Murs + 2 parties de Laser Games
• 2ème lot : 1 entrée à Terra botanica + 2 entrées piscine de Thouarcé
• 3ème lot : 1 entrée au zoo de Doué

Lots Enfants :

• 1er lot : 1 entrée au Parc de l’Aventure à Ecouflant + 3 entrées au Skoubi Parc à Angers
• 2ème lot : 1 entrée au Parc de l’Aventure à Ecouflant + 4 entrées enfants piscine de Thouarcé
• 3ème lot : 2 parties de Laser Games

                                                                      

On prévoit également des places à gagner pour le 1^er enfant des stands suivants :

• Tir au but : 1 place de bowling + 2 parties laser games + chéquier réduc Mac Do et 1 bon pour happy meal
• Skate park : 1 place de bowling + 2 parties laser games+ chéquier réduc Mac Do et 1 bon pour happy meal
• Stand de tir : 1 place de bowling + 2 parties laser games + chéquier réduc Mac Do et 1 bon pour happy meal

  Il reste encore une trentaine de lots et peut-être d’autres à venir (en attente de réponses).

  Kathy propose d’organiser une tombola à plusieurs moments de l’après-midi. Après concertation, il est décidé de faire 2 séries de ventes (la 1^ère à 16h30 et la 2de à 18h00) sur le principe suivant :

Pour chaque série on proposera à la vente 40 enveloppes (2 € l’enveloppe) contenant soit un ticket « gagnant » (lot indiqué au verso du ticket), soit un ticket « lot de consolation », soit un ticket « perdant ».

L’un d’entre nous ira à la rencontre des parents pour la vente des enveloppes (voir pour fixer un maximum par personne) avec la liste des lots à gagner.

Les lots seront à retirer auprès de la personne s’occupant de la vente des jetons.

  Kathy prépare les 2 listes des lots à gagner (prévoir plusieurs affiches, au moins 4 par série) et les enveloppes (demander si besoin d’aide).

Organisation des Stands :

-         Pour un bon déroulement de l’après-midi, il nous faudrait environ 80 personnes.

-         Après dépouillement des tableaux distribués par l’école, il nous manque environ 35 parents pour tenir les stands. Si nous n’avons pas assez de volontaires, nous devrons fermer les stands plus tôt voire en supprimer un (quasiment personne sur le stand skate park).

-         Un mot de rappel sera mis dans les cahiers le mardi 16 juin avec un nouvel appel aux volontaires et aussi pour demander aux parents de faire des gâteaux (Isabelle prépare le papier avec le tableau contenant les personnes déjà inscrites).

-         Merci a Julien Marqué qui a fait l’état des lieux des stands et des panneaux/affiches à réparer. Il se propose de faire la remise en état. De plus, il n’a pas trouvé les boîtes du chamboule tout. Il nous faudra retourner au local avant la fête pour les rechercher.

-         Prévoir une affiche pour le stand barbe à papa (Isabelle).

-         Il faut refaire des boîtes pour les jetons (tous : penser à apporter des boîtes de chaussures)

-         Pour le skate park, prévoir d’acheter 2 lots de protections (Isabelle). Attendre de voir si on maintient le stand.

A noter également, il y a 2 frigos au local qu’il faudra nettoyer avant la fête (pourra peut-être se faire le vendredi soir lorsqu’ils seront installés sur la cour).

Barbecue à la salle du Tilleul

Le soir, la salle du Tilleul est réservée pour le traditionnel et festif barbecue (à partir de 20H00).

Chacun amène son pique-nique et boissons. L’APE offrira l’apéritif.

Il y a un barbecue au local, mais il faudra acheter les grilles.

Divers

  Mardi 9 juin Jean-Michel avait une réunion avec Laure Rafin ,  et le maire M. Colas  pour discuter de la possibilité d’avoir la salle de tennis en cas de mauvais temps. Pas de réponse précise pour le moment de la part de M. Colas. Cela sera discuté lors d’un prochain conseil municipal. Jean-Michel a demandé à avoir une réponse assez rapidement après la prochaine rentrée.

Prochaine réunion mercredi 17 juin 2015 à 20H30

Salle des associations

Ordre du jour : Derniers préparatifs de la fête d’école : logistique, préparation des courses, planning, ….