Compte rendu du 17 juin 2015

Parents présents : Jean-Michel Delaunay, François Robert, Laetitia Maugeais, Elodie Marqué, Bruno Rouiller, Kathy Helesbeux, Isabelle Gincheleau, Bruno Cesbron.

Absents : Loetitia Baunez, Sandrine Urien, Sabrina Bourgeau, Aurélie Blanc, Jean-Christophe Urien.

Ordre du jour : Préparation de la fête de l’école, divers

Préparation de la fête de l’école – 27 juin 2015

Les Stands

-         Il manque encore des parents pour tenir les stands. Nous avons décidé de fermer le stand du skate park n’ayant pas ou trop peu d’inscrits pour le tenir.

-         Nous avons refait passer un mot mardi 16/6 dans les cahiers pour sensibiliser les parents sur le fait qu’il restait beaucoup de créneaux libres pour tenir les stands et donné des précisions sur le déroulement de la journée ainsi que la soirée festive organisée au Tilleul le soir. Nous avons également proposé aux parents d’apporter des gâteaux.

-         Nous espérons avoir un retour de quelques parents pour les créneaux vacants.

-         Tableau des stands tenus par l’APE à finaliser (vente de jetons, barbe à papa, poney, buvette, gâteaux/bonbons)  : Isabelle le met à jour puis l’envoie à tous / mail pour que les absents à la réunion le complètent.

-         Julien a refait les jeux qui étaient endommagés.

-         François va passer au local pour voir combien il manque de boîtes pour les jetons (prévoir boîtes de chaussures en conséquence), et pour voir l’état du maquillage et des pinceaux (à rajouter sur la liste des courses si nécessaire). Voir ce qu’il reste en bouteilles  d’eau, de coca et d’oasis. Si les dates sont bonnes, le coca et l’oasis seront servis pour la soirée au Tilleul.

-         François Prévoit 6 caisses pour Jetons, Buvette, Gâteaux/Bonbons, Tombola, Palet, Barbe à Papa : Tarifs :

• Jetons identiques à l’année dernière : 1 partie = 1€, 6 parties = 5 €, 13 parties = 10 €
• Palets : 1€
• Barbe à papa : 1,50€  (Isabelle prépare affiche).      
• Tombola 2 € le ticket (Kathy apporte le panier pour y mettre les enveloppes à vendre).
• Buvette : canette Coca, Orangina, ou Oasis = 1,50 €, bière = 2 € le verre, rosé = 1 € le verre, café = 50 cts la tasse.
• Bonbons : sachet de bonbons = 60 cts, Malabar = 20 cts, sucette Chupa = 30 cts, Carambar = 10 cts.
• Gâteaux : la part au choix 50 cts.

Elodie demande à Julien s’il peut nous refaire 5/6 affiches prix (buvette/gâteaux-bonbons).

-         Prévoir 3 tableaux pour inscrire les scores pour les stands suivants : palet, tir au but, stand de tir (Voir avec Aurélie : a peut-être déjà demandé aux maîtresses).

-         Kathy a préparé les affiches des 2 tombolas, et celles pour les lots du concours de palet. Il reste à faire celles pour le stand de tir et pour le tir au but.

-         Refaire le programme de l’après-midi qui sera distribué aux parent lors de la vente de jetons (Isabelle).

Tombola

Après intégration des nouveaux lots offerts (30 entrées à la patinoire, « soin détente » Bien-être au jardin, clés usb, …) il est prévu par tombola : 18 gagnants (19 si on intègre les lots prévus pour le skate park), 22 lots de consolation , et 10 perdants.

2 créneaux prévus : 16h30 et 17h45, 2 personnes à chaque créneau pour vendre les enveloppes.

Lots à récupérer au stand des jetons (gagnants + lots de consolation).

Courses

Jeudi 25.06 par Laëtitia et François.

Bonbons

Il reste 50 sachets de bonbons de la vente après la chorale. Prévoir d’en refaire 80 environ.

Préparation des sachets de bonbons jeudi 25.06 vers 18h –18h30 chez Isabelle

Déroulement des préparatifs :

• Barnum à récupérer à Beaulieu : Bruno, François et JJ (rendez vous 16 h à l’école)

            Sandrine redemander à M. Dain si ok pour remorque

            François recontacter l’office de tourisme Beaulieu pour les prévenir 

• Vendredi 26.06 soir : rendez vous à partir de 17h30 à l’école

    Demander les clés de l’école et le code à l’adjointe aux Affaires Scolaires.

    Montage du bar et du trampoline.

            Prévoir une visseuse pour l’installation des Barnums, et escabeaux

      Nettoyage des 2 frigos à prévoir vendredi soir après installation sur la cour.

• Samedi matin rendez vous 9h-9h30 :

    Mise en place des stands et du bar

      Aller chercher la machine à barbe à papa samedi matin (Isabelle)

• Samedi après midi 13h30  

    Mise en place des lots

Samedi soir démontage à partir de 18h30

Dimanche matin 10h00 : fin du rangement si nécessaire.

Barbecue le samedi soir à partir de 20H00 à la salle du Tilleul

Chacun amène son pique-nique et boissons. L’APE offrira l’apéritif (kir breton, rosé pamplemousse ou cerise).

Acheter les grilles pour le barbecue (prévu avec les courses). Apporter le Charbon (Kathy).

Prévenir les voisins proches de la salle du Tilleul de la soirée. Jean-Michel va distribuer le mot dans les boîtes aux lettres.

Divers

• 30 juin : réunion avec autres associations de Soulaines pour le planning de réservation des salles pour l’année prochaine. Jean-Michel sera présent.

• Le repas du bureau aura lieu le vendredi 3 juillet à la salle Cortequisse avec conjoints et enfants à partir de 19h – 19h30. Chacun emmène son repas (entrée et dessert pour buffet commun et viande pour barbecue). Il faudra penser à fixer la date de la réunion de rentrée début septembre avec pour ordre du jour : bilan de la fête de l’école et préparation de la boum.