Compte rendu du 23 novembre 2015

Parents présents : Laetitia Maugeais, Isabelle Gincheleau, Elodie Rouiller, Jean-Michel Delaunay, Elodie Marqué, Kathy Helesbeux, Estelle Tramayes, Lucile Benestreau, Nicolas Braud, Jean-Christophe Urien.

Absents : Sandrine Urien, Loetitia Baunez, Bruno Cesbron, François Robert.

Ordre du jour : Organisation du Marché de Noël.

Bilan de la réunion du mardi 17.11 avec la municipalité

La réunion a eu lieu à la Mairie avec M. Colas, Mme Guillot, la directrice Laure Raffin et des membres de l’A.P.E.

Nous avons listé les artisans qui seront présents pour le marché de Noël du 5.12. Nous avons évoqué le problème de la calèche, qu’il n’y en aurait pas, car l’A.P.E ne peut pas subventionner la participation demandée. Il y a déjà le manège (320 €).

Il a été convenu que la salle de la Grange aux Dîmes ne serait pas utilisée sauf pour l’accès aux toilettes, les branchements électriques et l’utilisation de la sono et des enceintes.

Les illuminations extérieures seront installées pour le marché.

Concernant la circulation, M. Colas ne souhaite pas fermer la route entre la mairie et la bibliothèque comme nous l’avions demandé lors de la précédente réunion. Nous avons émis un doute quant à l’installation du manège (espace plat de 6m x 6m) et la sécurité des enfants en raison de la proximité de la route. Des barrières, fournies par la commune seront disposées pour délimiter l’espace du marché côté rue de l’Aubance. Il est rappelé également que les enfants seront sous la responsabilité de leurs parents lors du marché.

En cas de mauvais temps, les ventes des enfants auront lieu comme les années précédentes dans l’enceinte de l’école. La directrice a proposé que l’on utilise le préau de l’école pour les ventes de l’A.P.E. Il faudra prévenir les commerçants/artisans ou associations 2 ou 3 jours avant en cas d’annulation du marché. Idem pour le manège (à prévenir au + tard le samedi matin)

Concernant l’affichage, des enfants ont préparé un flyer qui sera mis dans les cahiers puis adressé à la mairie et à l’A.P.E. par mail. La commune prévoit les affichages dans Soulaines et nous fournira 1 quinzaine d’affiches A4 que l’on distribuera dans les commerces des communes voisines. L’A.P.E. se charge d’en distribuer quelques-unes dans les boîtes aux lettres à Soulaines (format A5).  Elodie R. prévoit le rajout d’un papier à agrafer (liste des commerçants) aux flyers à distribuer et à rajouter aux cahiers.

Nous allons envoyer un mail à M. Le Maire pour récapituler les différentes choses dont nous avons besoin : tables, bancs, Sono + enceinte, branchements électriques, lumières, barrières pour fermer devant la Grange aux Dîmes, affiches…

 Marché de Noël

• Rendez-vous à 14h pour les membres de l’A.P.E. pour l’installation ;

• Prévoir de grandes rallonges, ou des dérouleurs électriques ;

• Inventaire des boissons au local par Laetitia (mardi matin 24.11) ;

•      Courses à prévoir : 1x sucre, 3x gros pots de Nutella, 2x pots de confiture fraise, 2x papier sulfurisé, serviettes, 100 briques de jus de fruits (enfants), 10 bouteilles de coca, jus de fruits (adultes), 300 gobelets, café en dosette, touillettes, eau, farine, œufs, papillotes, ingrédients pour 10 L de vin chaud supplémentaire, 2 bouteilles de Pétillant en remerciement pour le comité des fêtes et Michel Desforges, (Sandrine, Lucile et Elodie R.) ;

• Laetitia prévoit un panier pour la distribution des chocolats ;

• Nappes rouges (50m), 20 bonnets rouges (Elodie R.) ;

• Elodie a prévu les tampons pour le manège et pour les gâteaux bijou à offrir aux enfants ;

• Les crêpières : (Sandrine, Nathalie Cesbron). Prévoir 250 crêpes (100 crêpes environ par J-Jacques + Isabelle, Elodie…). Elodie R. achète les ingrédients et nous les dépose. On fera les crêpes le samedi matin puis on les réchauffera au moment de la vente ;

•  Préparer un tableau / planning (Isabelle) pour se répartir les tâches durant le marché (vente : 3 aux crêpes, 3 aux boissons, 2 au manège, 1 personne supplémentaire avec Loétitia…) ;

• Prix pour les ventes A.P.E. : (Isabelle refait les affiches prix + inventaire stocks café, sucre, touillettes…) :

ü  Crêpes : 0.50€ la nature, 1€ sucre, 1.5O€ Nutella + confiture

ü  Beignets pommes : 1€ l’unité ou le lot (Stéphanie Chalumeau)

ü  Vin chaud / Planteur : 1€ le verre

ü  Café, thé, jus de fruits : 0.50 €  (tasse, verre, ou briquette)

• Prix pour les ventes de Miel, Pain d’Epices, Nougat, confiture : (Préparer affiche - Kathy).

Le N’9 au le plat (restaurant) : repas ensemble le soir (membres A.P.E. …) demander si Ok pour prévoir un plat commun pour 30 personnes environ (Elodie R. et Elodie M. lui en parle).

Vente de saucissons

Bon de commande dans les cahiers le 15.12 et on récupère les bons après les vacances le mardi 5.01. Distribution le jeudi 28.01.

Pour les bons de commande, utiliser la même trame que l’an dernier, juste préciser que l’encaissement des chèques se fera à la livraison.

 Prochaine réunion - salle des associations

Jeudi 10 décembre – 20H15

Ordre du jour : Bilan du marché de Noël, vente saucissons