Compte rendu du 10 décembre 2015

Parents présents : Laetitia Maugeais, Isabelle Gincheleau, Elodie Rouiller, Jean-Michel Delaunay, Elodie Marqué, Kathy Helesbeux, Estelle Tramayes, Lucile Benestreau, Jean-Christophe Urien

Absents : Sandrine Urien, Loetitia Baunez, Bruno Cesbron, François Robert, Nicolas Braud

Ordre du jour : Bilan Marché de Noël

Bilan Marché de Noël du 5.12

Nous avons eu beaucoup de retours positifs sur le marché de Noël. Les artisans semblent aussi être satisfaits de leur participation. Quelques points à améliorer pour les prochaines années :

• l’agencement du stand boisson est à revoir, « le U » n’est pas adapté, les gens n’osaient pas approcher du barnum. L’installation des tables en « L » serait plus pratique pour accéder aux ventes de l’A.P.E. (vin chaud, boissons, crêpes…) ;

• Voir pour avancer l’heure de début du marché de Noël (15h / 15h30 au lieu de 16h) ;

• Prévoir pour l’année prochaine du chocolat chaud ;

• Organiser une vente de sapin, ’on pourrait faire la vente quelques semaines avant et les sapins seraient à récupérer le jour du marché ;

Pour le marché de Noël 2016, il faut prévoir de contacter les artisans dès la rentrée ou même à la fin de l’année scolaire.

Bilan financier provisoire :

Dépenses : 735,40€  (mais il faudra rajouter la facture de la Cochonnaille d’Olivier, et retirer la reprise des pots de miel et de confiture).

Recettes : 721.20€  (à rajouter le rachat par des membres de l’A.P.E. des pains d’épices et nougats non repris par Mme Berteau et des gâteaux Bijou restants).

Il n’y aura probablement pas de bénéfices mais sans doute peu de pertes. Cela permet de ne pas utiliser la subvention sur cette manifestation.

Points Divers

• Relancer la mairie par rapport aux subventions accordées pour les associations (Jean Michel) ;

• Les enseignantes nous ont fait une demande de financement pour la sortie du cycle 3 prévue en septembre ou novembre 2016 : 4000€ demandés. C’est une somme très importante, l’A.P.E. ne pourra pas participer à cette hauteur, nous allons proposer de participer à hauteur de 3000€ (Elodie va prévenir Laure) ;

• Vente de saucissons : Les bons de commande seront distribués dans les cahiers mardi 15.12. On demande un retour pour le 5.01 et la distribution est prévue pour le 28.01.16.

• Penser à d’autres ventes : gâteaux Bijou, brioches, sacs cabas…

• Idée d’une journée ou demi journée « géo quiz » dans Soulaines sur inscription à l’avance (genre 2€ par participant).

Prochaine réunion - salle des associations

Jeudi 14 janvier 2016 à 20h15

Ordre du jour : vente de saucissons, autres ventes, financement sortie du 3^ème cycle…

Compte rendu du 23 novembre 2015

Parents présents : Laetitia Maugeais, Isabelle Gincheleau, Elodie Rouiller, Jean-Michel Delaunay, Elodie Marqué, Kathy Helesbeux, Estelle Tramayes, Lucile Benestreau, Nicolas Braud, Jean-Christophe Urien.

Absents : Sandrine Urien, Loetitia Baunez, Bruno Cesbron, François Robert.

Ordre du jour : Organisation du Marché de Noël.

Bilan de la réunion du mardi 17.11 avec la municipalité

La réunion a eu lieu à la Mairie avec M. Colas, Mme Guillot, la directrice Laure Raffin et des membres de l’A.P.E.

Nous avons listé les artisans qui seront présents pour le marché de Noël du 5.12. Nous avons évoqué le problème de la calèche, qu’il n’y en aurait pas, car l’A.P.E ne peut pas subventionner la participation demandée. Il y a déjà le manège (320 €).

Il a été convenu que la salle de la Grange aux Dîmes ne serait pas utilisée sauf pour l’accès aux toilettes, les branchements électriques et l’utilisation de la sono et des enceintes.

Les illuminations extérieures seront installées pour le marché.

Concernant la circulation, M. Colas ne souhaite pas fermer la route entre la mairie et la bibliothèque comme nous l’avions demandé lors de la précédente réunion. Nous avons émis un doute quant à l’installation du manège (espace plat de 6m x 6m) et la sécurité des enfants en raison de la proximité de la route. Des barrières, fournies par la commune seront disposées pour délimiter l’espace du marché côté rue de l’Aubance. Il est rappelé également que les enfants seront sous la responsabilité de leurs parents lors du marché.

En cas de mauvais temps, les ventes des enfants auront lieu comme les années précédentes dans l’enceinte de l’école. La directrice a proposé que l’on utilise le préau de l’école pour les ventes de l’A.P.E. Il faudra prévenir les commerçants/artisans ou associations 2 ou 3 jours avant en cas d’annulation du marché. Idem pour le manège (à prévenir au + tard le samedi matin)

Concernant l’affichage, des enfants ont préparé un flyer qui sera mis dans les cahiers puis adressé à la mairie et à l’A.P.E. par mail. La commune prévoit les affichages dans Soulaines et nous fournira 1 quinzaine d’affiches A4 que l’on distribuera dans les commerces des communes voisines. L’A.P.E. se charge d’en distribuer quelques-unes dans les boîtes aux lettres à Soulaines (format A5).  Elodie R. prévoit le rajout d’un papier à agrafer (liste des commerçants) aux flyers à distribuer et à rajouter aux cahiers.

Nous allons envoyer un mail à M. Le Maire pour récapituler les différentes choses dont nous avons besoin : tables, bancs, Sono + enceinte, branchements électriques, lumières, barrières pour fermer devant la Grange aux Dîmes, affiches…

 Marché de Noël

• Rendez-vous à 14h pour les membres de l’A.P.E. pour l’installation ;

• Prévoir de grandes rallonges, ou des dérouleurs électriques ;

• Inventaire des boissons au local par Laetitia (mardi matin 24.11) ;

•      Courses à prévoir : 1x sucre, 3x gros pots de Nutella, 2x pots de confiture fraise, 2x papier sulfurisé, serviettes, 100 briques de jus de fruits (enfants), 10 bouteilles de coca, jus de fruits (adultes), 300 gobelets, café en dosette, touillettes, eau, farine, œufs, papillotes, ingrédients pour 10 L de vin chaud supplémentaire, 2 bouteilles de Pétillant en remerciement pour le comité des fêtes et Michel Desforges, (Sandrine, Lucile et Elodie R.) ;

• Laetitia prévoit un panier pour la distribution des chocolats ;

• Nappes rouges (50m), 20 bonnets rouges (Elodie R.) ;

• Elodie a prévu les tampons pour le manège et pour les gâteaux bijou à offrir aux enfants ;

• Les crêpières : (Sandrine, Nathalie Cesbron). Prévoir 250 crêpes (100 crêpes environ par J-Jacques + Isabelle, Elodie…). Elodie R. achète les ingrédients et nous les dépose. On fera les crêpes le samedi matin puis on les réchauffera au moment de la vente ;

•  Préparer un tableau / planning (Isabelle) pour se répartir les tâches durant le marché (vente : 3 aux crêpes, 3 aux boissons, 2 au manège, 1 personne supplémentaire avec Loétitia…) ;

• Prix pour les ventes A.P.E. : (Isabelle refait les affiches prix + inventaire stocks café, sucre, touillettes…) :

ü  Crêpes : 0.50€ la nature, 1€ sucre, 1.5O€ Nutella + confiture

ü  Beignets pommes : 1€ l’unité ou le lot (Stéphanie Chalumeau)

ü  Vin chaud / Planteur : 1€ le verre

ü  Café, thé, jus de fruits : 0.50 €  (tasse, verre, ou briquette)

• Prix pour les ventes de Miel, Pain d’Epices, Nougat, confiture : (Préparer affiche - Kathy).

Le N’9 au le plat (restaurant) : repas ensemble le soir (membres A.P.E. …) demander si Ok pour prévoir un plat commun pour 30 personnes environ (Elodie R. et Elodie M. lui en parle).

Vente de saucissons

Bon de commande dans les cahiers le 15.12 et on récupère les bons après les vacances le mardi 5.01. Distribution le jeudi 28.01.

Pour les bons de commande, utiliser la même trame que l’an dernier, juste préciser que l’encaissement des chèques se fera à la livraison.

 Prochaine réunion - salle des associations

Jeudi 10 décembre – 20H15

Ordre du jour : Bilan du marché de Noël, vente saucissons

Compte rendu du 3 novembre 2015

Parents présents : Laetitia Maugeais, Isabelle Gincheleau, Elodie Rouiller, Jean-Michel Delaunay, Elodie Marqué, Kathy Helesbeux, Estelle Tramayes, Lucile Benestreau, Nicolas Braud.

Absents : Sandrine Urien, Jean-Christophe Urien, Loétitia Baunez, Bruno Cesbron, François Robert.

Ordre du jour : Bilan Vente des gâteaux Bijou, Marché de Noël.

Bilan vente des gâteaux Bijou

Nous remercions les 50 familles qui ont participé à cette 1^ère vente de l’année.

Au total 379 boîtes commandées (quelques unes ont été passées en boîtes offertes ce qui permet d’augmenter un peu le bénéfice de la vente). Le reste des boîtes gratuites (environ 200 gâteaux) seront utilisées au marché de Noël comme goûter offert aux enfants.

Donc un bilan très positif avec un bénéfice de 415,50 €.

Pour la prochaine vente, il faudra juste bien prévoir à l’avance de déposer les boîtes à l’école la veille de la distribution.

Marché de Noël

Les commerçants qui seront présents :

• Domaine de Rochambeau (viticulteur) – Soulaines : Ok.

• Domaine La Grange aux belles (viticulteur) – Soulaines : Ok.

• Le Fournil de L’Aubance (Marie Larcher – Cookies, Brioche) – Soulaines : Ok

• Les Cochonnailles d’Olivier (rillettes, pâté, boudin ; terrines, coffret garni…) - Mozé : Ok.

• Le N'9 au le Plat (restaurant) – Soulaines : Ok il sera ouvert et propose de nous fournir 10L de Planteur et 10L de vin chaud (gratuitement). En contrepartie, on propose d’y manger ensemble le soir (membres A.P.E.…) il peut prévoir un menu commun, juste lui redire un nombre approximatif pour qu’il s’organise.

• Le Petit Pré (fromage de chèvre, viande bovine…) – Denée : Ok.

• Institut « Bien-être au jardin » (Véronique Gohier) - Soulaines : produits de beauté, soins, coffrets : Ok.

•  Hélène Berteau (miel, pain d’épices, nougat) - La Pommeraye, pas dispo mais Ok pour qu’on lui passe une commande et on se charge de vendre les produits. Elle reprend les invendus en miel. 

        Quantités à commander :

             - Miel : 250g (Doux et Crémeux) : 10 pots /  500g (Printemps) : 10 pots

             - Pain d’épices 330g : 20

             - Nougat 100g : 10
             Laetitia ira chercher les produits le mercredi 25.11 dans l’après-midi à la Pommeraye 
             (lui envoyer l’adresse).

• Présentation Bijoux Énergétiques : Ok par Loétitia.

• Vente pots de confiture (connaissance Loétitia) : à base de « sape » fruit du Bénin. Elle reprend les invendus. Ok partir sur 10 pots (Loétitia).

Les animations :

• Manège : L’intervenant s’occupe de l’installation de l’animation et du démontage. Prévoir prise de courant et 2 membres de l’A.P.E. pour coordonner ce « stand ». Coût pour l’A.P.E. = 320 € tout compris. Jean-Michel a reçu le contrat qu’il doit retourner avec le chèque qui sert de caution.

• Calèche, cheval (pour ballade avec le Père Noël) : Jean-Michel a contacté l’association Art et Cheval : ils doivent confirmer si ok ou non pour participer (avec sans doute une participation financière). On verra en fonction de ce qu’ils nous proposent.

• Un Fil rouge sera organisé par les maîtresses : « chants de Noël » chantés par des petits groupes d’enfants.

• Vente des décorations et des biscuits préparés par les enfants en classe avec les maîtresses.

Prévoir peut-être de mettre des pancartes à l’entrée de Soulaines, à la sortie de Mûrs-Erigné, faire du « boîtage », voir pour passer info dans le courrier de l’Ouest et/ou Ouest France. Pour les affiches, qui gère la distribution, l’affichage, les enfants ou l’A.P.E. ? (J-Michel voit avec Laure Rafin). 

La Logistique :

• Rendez vous 14h pour les membres de l’A.P.E. pour l’installation.

• Le comité des fêtes est Ok pour nous prêter le barnum accordéon (5mx5m). Il servira pour le stand tenu par l’A.P.E. : vente de crêpes, de boissons pour les enfants (briquettes),  de vin chaud, de planteur, et produits d’Hélène Berteau.

• La Mairie se charge de mettre les illuminations dans la semaine qui précède, de fermer la route de la Mairie au Fournil de l’Aubance durant le Marché, d’informer les habitants du centre bourg de ne pas se garer sur la place de l’église et de la Grange aux Dîmes, et de nous mettre à disposition tables/chaises nécessaires.

• Voir avec la Mairie s’ils ont des guirlandes à prêter pour décorer les stands, si ok pour le Débit de boissons (Jean-Michel), et pour une vente de sapin (J-Michel contacte la Mairie).

• Prévoir des nappes identiques pour « décorer » les tables des stands.

• Envoyer un courrier d’information aux commerçants pour l’organisation et l’installation des stands. Leur demander les éventuels besoins matériels, tables, chaises, et place nécessaire pour leur stand, si besoin d’électricité et/ou autres… (Isabelle, Kathy).

• Prévoir enceinte pour diffuser la musique (voir si Julien Marqué ok : Elodie M).

• Prévoir 2 tampons différents pour gérer le passage des enfants pour le manège  et la distribution du goûter (gâteaux Bijou offerts).

• Prévoir un bonnet de lutin (vert) pour le marché de Noël pour les membres de l’A.P.E. (Elodie R regarde).

• Courses à prévoir : sucre, Nutella, confiture fraise, assiettes ou papier sulfurisé, serviettes, briques jus de fruits (enfants), jus de fruits (adultes), eau, ingrédients pour pâte à crêpe, ingrédients pour vin chaud 10L supplémentaire (Sandrine).

• Elodie R. fait la demande du bon d’achat à Hyper U.

• Laetitia prévoit un grand récipient pour le vin chaud (à apporter à la prochaine réunion).

• Voir qui a des crêpières ? (Elodie R demande à Nelly).

• Préparer un planning pour se répartir les tâches pour le marché (vente 3 aux crêpes, 2 aux boissons, 2 au manège, à voir pour calèche…).

Prochaine réunion - salle des associations

Lundi 23 novembre - 20h15

Ordre du jour : Marché de Noël, vente saucissons.

Compte rendu du 7 octobre 2015

Parents présents: Sandrine Urien, Laetitia Maugeais, Isabelle Gincheleau, Elodie Rouiller, Jean-Michel Delaunay, Kathy Helesbeux, François Robert, Estelle Tramayes, Lucile Benestreau

Absents: Jean-Christophe Urien, Loetitia Baunez, Bruno Cesbron, Elodie Marqué

Ordre du jour: Marché et arbre de Noël, Vente de Gâteaux bijou.

Réunion Mairie-Associations / Marché de Noël

Réunion mairie/associations :

Jean-Michel a participé à la réunion organisée par la mairie avec toutes les associations de Soulaines (dates et manifestations prévues).

Voici les points évoqués :

• Les animations du comité des fêtes : 3 grandes manifestations dans l’année.

• La fête du cheval prévue le 21-22.05.16 : nouvelle association (créée il y a 1 an). La 1^ère manifestation a eu lieu en juin 2014 et a attiré beaucoup de personnes.

• Subventions accordées par la mairie aux diverses associations : un tableau récapitulatif devrait être envoyé à chaque association courant octobre pour simplifier les démarches.

• La mairie propose d’organiser un «Marché de la St Nicolas » le samedi 5 décembre 2015, avec l’idée de conserver cette date pour les années à venir (1^er samedi de décembre ?). La mairie aimerait intégrer d’autres associations dont peut-être le comité de jumelage avec des allemands. La commune a parlé d’un spectacle en extérieur ouvert à tous.  (question soulevée ce jour en réunion APE : qui financerait ce spectacle ouvert à tous ?). A noter que le samedi 5.12 c’est également le WE du Téléthon. La mairie a précisé qu’il serait bien que les associations se regroupent autour d’une même manifestation.

Marché de Noël école/ Arbre de Noël APE :

Jean-Michel doit rencontrer Laure Rafin vendredi 9 octobre à propos du marché de Noël (date retenue, organisation…).

Prévoir ensuite assez rapidement une réunion entre membres APE, enseignantes, et Mairie (commission animation) pour définir le rôle de chacun dans l’organisation du Marché de Noël.

Idées à retenir pour l’organisation :

• APE : 1 barnum avec vin chaud, gaufres, crêpes, un manège pour les petits, Père Noël en calèche (voir si Bruno est disponible à cette date pour la calèche), distribution de bonbons par le Père Noël. Sandrine se charge de contacter la personne pour le manège (de mémoire le tarif se situe aux alentours de 350€). Si on opte pour le manège, cela remplacera le spectacle habituellement proposé. Penser à faire la demande du bon d’achat à hyper U. Sandrine propose de faire le vin chaud. Laétitia prévoit une grande marmite pour la préparation.

• Voir pour inviter des artisans à participer au marché : viticulteurs, Fournil de l’Aubance, La Cochonnaille d’Olivier Mozé, saucissons...

• On peut aussi proposer au resto de se joindre à nous en ouvrant le soir avec un menu commun pour l’APE + les parents si intéressés. 

Vente gâteaux Bijou

37 boîtes pour le moment.

Faire un petit rappel aux parents, dernière limite pour les inscriptions mardi 13 octobre : par mail (Jean-Christophe) + affichage (Isabelle panneau école + périscolaire / Laétitia pour affichage porte maternelle).

Attendre la fin de la semaine pour passer la commande au cas où quelques bons seraient déposés un peu en retard.

Elodie R. passe la commande pour livraison chez elle 2^ème semaine des vacances. Elle nous informe lorsque c’est livré pour l’aider à préparer les commandes. Ensuite on les répartira chez plusieurs d’entre nous pour le stockage.

Voir pour tout déposer à l’école dès le lundi 2 novembre. Jean-Michel demande à Laure Rafin.

Distribution le mardi 3.11.15.

Divers

• Prévoir un bonnet de lutin ou autre (vert) pour le marché de Noël pour les membres de l’APE. Voir pour T-Shirt personnalisé pour les membres de l’’APE pour les prochaines manifestations.

• Demander la mise à jour du site de la Mairie concernant les membres de l’APE et des dates des prochaines manifestations : Jean-Christophe

• Pour le Soulaines Info de Novembre : annoncer la date 5.12 pour le Marché de Noël (avant le 15.10). Pour celui de Décembre : prévoir de faire un article plus complet sur le marché de Noël (avant le 15.11).

• Kathy prépare un trombinoscope des membres de l’ape, à diffuser ensuite dans les cahiers avec peut-être le rappel des dates  des prochaines manifestations à retenir pour l’année.

Prochaine réunion - salle des associations

Mardi 3 novembre – 20H15

Ordre du jour : Marché  et Arbre de Noël / Bilan vente de gâteaux Bijou / Vente de saucissons

Compte rendu du 16 septembre 2015

Parents présents: Jean-Christophe Urien, Laetitia Maugeais, Isabelle Gincheleau, Elodie Rouiller, Jean-Michel Delaunay, Elodie Marqué, Kathy Helesbeux, François Robert, Estelle Tramayes, Lucile Benestreau

Absents mais restent dans l’APE : Sandrine Urien, Loetitia Baunez, Bruno Cesbron

Membres quittant l’APE : Aurélie Blanc, Sabrina Bourgeau, Bruno Rouiller

Ordre du jour: Présentation des participants - composition du bureau et des commissions – préparation nouvelle année – Questions diverses.

Présentation des participants et rappel du rôle de l’APE

La séance a commencé par les présentations individuelles.

Nous accueillons parmi nous 2 nouvelles recrues : Estelle Tramayes, et Lucile Benestreau. Merci à elles de nous rejoindre pour cette année.

Lors de la boum, deux ou trois autres parents se sont également manifestés pour nous rejoindre. Nous les invitons donc à venir à nos prochaines réunions.

Pour les nouveaux, nous avons récapitulé brièvement le fonctionnement, le rôle et les actions de l’APE.

L’APE (Association des Parents d’Elèves) organise des manifestations  pour les enfants et les parents, récolte des fonds pour financer les activités périscolaires (piscine, découvertes...) tout au long de l’année et crée de l’épargne pour financer le grand voyage triennal, le prochain étant à l’automne 2016. Nous avons également détaillé les manifestations et les ventes généralement organisées tout au long de l’année scolaire.

Bureau

Nous avons présenté le rôle du bureau, puis voté pour constituer le nouveau bureau.

Composition du bureau :

Président	Jean-Michel Delaunay
Secrétaire	Isabelle Gincheleau
Secrétaire adjointe	Kathy Helesbeux
Trésorière	Elodie Rouiller
Trésorier adjoint	François Robert

Composition des commissions :

Représentation, lien avec la mairie, courriers officiels	Jean-Michel
Compte rendu, Communication, affichage	Isabelle et Kathy
Blog + envoi compte rendu +infos  aux parents  / mail	Jean-Christophe
Prépa affiches	Julien (via Elodie M.)
Courses	Non défini : à voir pour chaque manifestation selon des disponibilités de chacun

Le conseil d’administration est donc composé d’une douzaine de membres actifs.

Pour rappel, tous les parents sont membres de droit de l’APE et sont invités à venir participer aux réunions. Toute aide ou initiative même ponctuelle sera la bienvenue.

Préparation nouvelle année - Dates à retenir

•  Vente de gâteaux Bijou en octobre/novembre.
• Mot dans les cahiers le 29.09 (demande des dépliants + préparation du bon de commande : Isabelle, envoi à Elodie R. pour impression du bon, Elodie M. se charge de tout agrafer).
• Bons de commande à rendre pour le mardi 13.1O + rappel jusqu’au 15.10
• Passer la commande au début des vacances. La livraison ne pourra donc pas se faire à l’école.
• Distribution des commandes après les vacances de la Toussaint, le mardi 3 novembre.
• Vente de saucissons en décembre (pour distribution mi janvier)
• Mot dans les cahiers 15.12.15 pour retour 5.01.16
• Arbre de Noël + Marché de Noël : Samedi 5 ou 19 décembre 2015 (seuls samedis dispo en décembre pour la Grange aux Dîmes) – Salle à réserver rapidement dès concertation avec l’équipe enseignante. Concernant l’Ape, préférence pour le 19 décembre.
• Penser à demander le bon d’achat à hyper U pour le goûter des enfants.
• 2^ème vente de gâteau bijou
• Samedi 23 avril 2015 – « Carnaval de Printemps » + Soirée ou simplement apéro à redéfinir lors de nos prochaines réunions + voir si la salle Cortequisse est dispo à cette date.
• Vendredi 29 avril 2015 - Chorale
• Samedi 2 juillet 2015 - Fête de l'école

Bilan Boum - Bilan AG

Il y a eu moins de monde à la boum que les années précédentes (météo, Accroches cœurs ?)

Néanmoins le bilan est concluant, l’ambiance était bonne, c’était très convivial, les gens étaient contents.

Pour les prochaines manifestations, il serait bien de prévoir un signe distinctif, T-Shirt, casquette ou autres…permettant aux parents d’identifier plus facilement les  membres de l’APE.

L’AG a eu lieu lors de la matinée d’information à l’école le samedi 12 septembre.

Jean-Michel a présenté le fonctionnement de l’association et rappelé le rôle et les actions de l’APE.

François a présenté le bilan financier.

Divers

• Fête de l’Ecole : 2.07.16. Ok pour le barnum (dispo), la date de réservation a été changée.
• Prévoir de faire un trombinoscope à diffuser dans les cahiers avec les dates des manifestations et des ventes prévues dans l’année, sur le blog, et dans le Soulaines Info. Prendre photo de l’équipe à la prochaine réunion (Elodie accessoires, Lucile appareil photo).
• Récupérer au local le papier de l’inventaire des lots restants après la fête de l’école.
• Penser à diffuser les dates de nos manifestations dans le Soulaines infos (Jean-Christophe propose de s’en occuper).
• Refaire 1 double des clés du local et de la boîte aux lettres (Elodie R.)
• Une vingtaine de familles a rendu le coupon distribué à la rentrée pour recevoir les comptes rendus et infos diverses par mail. La moitié environ propose une aide ponctuelle en cours d’année.

Prochaine réunion - salle des associations

Jeudi 8 octobre – 20H15

Ordre du jour : Marché de Noël -Arbre de Noël / Vente de gâteaux Bijou et de saucissons

Compte rendu du 03 septembre 2015

Parents présents:, Laetitia Maugeais, Bruno Rouiller, François Robert, Bruno Cesbron, Elodie Marqué, Isabelle Gincheleau, Jean-Michel Delaunay, Kathy Helesbeux,

Absents: Sandrine Urien, Loetitia Baunez, Aurélie Blanc, Sabrina Bourgeau, Jean-Christophe Urien

Ordre du jour: Bilan Fête de l’école – Préparation boum - Préparation nouvelle année – Questions diverses

Bilan de la fête de l’école

Recettes : 2394,52€ de recette

• 1019 € : Jetons
• 946,02 : Bar gâteaux
• 252€ : Tombola 
• 19€ : Palets
• 58,50€ : Barbe à papa                  

Dépenses : 1239,32€ en tout                                       

soit un bénéfice de 1155,20€

Le bilan est positif, mais il faut noter des problèmes dans le déroulement dus essentiellement à un manque de personnes volontaires. Nous remercions les parents et les enseignantes qui ont aidé à la tenue des divers stands. Cependant cela reste insuffisant pour combler tous les postes. Dans l’idéal, il faudrait que l’un d’entre nous soit disponible tout l’après midi pour superviser l’ensemble des stands et récupérer les sacs de jetons pendant les spectacles.

D’autre part, il faudra sans doute prévoir pour chaque stand de jeux, une affiche expliquant le fonctionnement des jetons, et une affiche indiquant la règle du jeu pour faciliter la mise en route.

BOUM du 11.09.2015 – AG 12.09.2015

Boum : Début 19h  - Salle Cortequisse

Papiers distribués dans les cahiers le mardi 1^er septembre. Les parents peuvent apporter des gâteaux sucrés ou salés.

Distribuer les bonbons restants de la fête de l’école.

Apéro offert par l’APE : Sangria, cidre (à prendre au local),

Jus de fruits  + coca : vérifier les stocks au local.

Appeler Bruno Alix pour la sono (JMichel)  ok

AG : samedi matin après AG de l’école entre 10h et 11h.

+ Prévoir café, thé, gâteaux, tasses/gobelets, cuillères/mélangeurs à proposer aux parents avant et après AG

       

Avant les courses, vérifier au local les stocks : gobelets, café, thé, coca, jus de fruits…

Courses (Sandrine et François) : Sangria en Bib de 3litres (prévoir 40litres), gobelets, gâteaux apéros,  gâteaux secs + café (sticks) pr l’AG du 12.09

Préparation Nouvelle Année

C’est avec une équipe quelque peu réduite que nous avons fait nos réunions (une par mois environ) pour préparer nos  ventes et manifestations. Il y a un ou plusieurs départs de membres du bureau et de membres actifs cette année.  Il faut donc motiver de nouveaux parents avant la prochaine réunion pour nous venir en aide. L’idéal est de fonctionner avec une bonne douzaine de membres actifs.

Nous allons préparer un mot destiné aux parents à diffuser dans les cahiers le mardi 9 septembre pour rappeler le fonctionnement de l’association et inciter quelque uns à rejoindre l’APE dès la prochaine réunion.

Y ajouter un coupon à rendre pour récolter une liste d’adresses mail et n° de téléphone des parents qui souhaiteraient recevoir le compte rendu des réunions,  le rappel des dates des ventes et manifestations proposées, mais aussi apporter leur aide en cours d’année :

- prêt de sono, remorque, barnum, récolte de lots pour la fête de l’école, tombola, loto,…,

- aide pour les courses, la distribution des commandes à la sortie de l’école, la préparation lots pour la pêche à la ligne, des sachets de bonbons, le montage/démontage des stands et barnums pour la fête d’école, …

Divers

• Samedi 2.07.2015 : Fête de l’école ? Voir à l’AG si pas une erreur au niveau de la date car le barnum a été réservé pour le 25 juin 2016. Penser au besoin à changer la réservation dès confirmation de la date.

• Spectacle de Noël / Marché de Noël :– Voir avec les maîtresses si elles sont toujours intéressées pour faire le marché de Noël en commun, en extérieur => 

• Diverses idées : Proposer à des artisans locaux de participer (fournil, restaurant, viticulteur, camion burger, vin chaud, chocolatier…) prévoir un Manège, un tour de Soulaines en calèche avec le Père Noël… le tout en remplacement du film d’animation. Peut-être voir pour une demande de subvention supplémentaire de la mairie.

Prochaine réunion - salle des associations, Mercredi 16 septembre – 20H15

Ordre du jour : Bilan boum, AG, Composition du bureau, planning de l’année, spectacle de Noël / Marché de Noël

Compte rendu du 17 juin 2015

Parents présents : Jean-Michel Delaunay, François Robert, Laetitia Maugeais, Elodie Marqué, Bruno Rouiller, Kathy Helesbeux, Isabelle Gincheleau, Bruno Cesbron.

Absents : Loetitia Baunez, Sandrine Urien, Sabrina Bourgeau, Aurélie Blanc, Jean-Christophe Urien.

Ordre du jour : Préparation de la fête de l’école, divers

Préparation de la fête de l’école – 27 juin 2015

Les Stands

-         Il manque encore des parents pour tenir les stands. Nous avons décidé de fermer le stand du skate park n’ayant pas ou trop peu d’inscrits pour le tenir.

-         Nous avons refait passer un mot mardi 16/6 dans les cahiers pour sensibiliser les parents sur le fait qu’il restait beaucoup de créneaux libres pour tenir les stands et donné des précisions sur le déroulement de la journée ainsi que la soirée festive organisée au Tilleul le soir. Nous avons également proposé aux parents d’apporter des gâteaux.

-         Nous espérons avoir un retour de quelques parents pour les créneaux vacants.

-         Tableau des stands tenus par l’APE à finaliser (vente de jetons, barbe à papa, poney, buvette, gâteaux/bonbons)  : Isabelle le met à jour puis l’envoie à tous / mail pour que les absents à la réunion le complètent.

-         Julien a refait les jeux qui étaient endommagés.

-         François va passer au local pour voir combien il manque de boîtes pour les jetons (prévoir boîtes de chaussures en conséquence), et pour voir l’état du maquillage et des pinceaux (à rajouter sur la liste des courses si nécessaire). Voir ce qu’il reste en bouteilles  d’eau, de coca et d’oasis. Si les dates sont bonnes, le coca et l’oasis seront servis pour la soirée au Tilleul.

-         François Prévoit 6 caisses pour Jetons, Buvette, Gâteaux/Bonbons, Tombola, Palet, Barbe à Papa : Tarifs :

• Jetons identiques à l’année dernière : 1 partie = 1€, 6 parties = 5 €, 13 parties = 10 €
• Palets : 1€
• Barbe à papa : 1,50€  (Isabelle prépare affiche).      
• Tombola 2 € le ticket (Kathy apporte le panier pour y mettre les enveloppes à vendre).
• Buvette : canette Coca, Orangina, ou Oasis = 1,50 €, bière = 2 € le verre, rosé = 1 € le verre, café = 50 cts la tasse.
• Bonbons : sachet de bonbons = 60 cts, Malabar = 20 cts, sucette Chupa = 30 cts, Carambar = 10 cts.
• Gâteaux : la part au choix 50 cts.

Elodie demande à Julien s’il peut nous refaire 5/6 affiches prix (buvette/gâteaux-bonbons).

-         Prévoir 3 tableaux pour inscrire les scores pour les stands suivants : palet, tir au but, stand de tir (Voir avec Aurélie : a peut-être déjà demandé aux maîtresses).

-         Kathy a préparé les affiches des 2 tombolas, et celles pour les lots du concours de palet. Il reste à faire celles pour le stand de tir et pour le tir au but.

-         Refaire le programme de l’après-midi qui sera distribué aux parent lors de la vente de jetons (Isabelle).

Tombola

Après intégration des nouveaux lots offerts (30 entrées à la patinoire, « soin détente » Bien-être au jardin, clés usb, …) il est prévu par tombola : 18 gagnants (19 si on intègre les lots prévus pour le skate park), 22 lots de consolation , et 10 perdants.

2 créneaux prévus : 16h30 et 17h45, 2 personnes à chaque créneau pour vendre les enveloppes.

Lots à récupérer au stand des jetons (gagnants + lots de consolation).

Courses

Jeudi 25.06 par Laëtitia et François.

Bonbons

Il reste 50 sachets de bonbons de la vente après la chorale. Prévoir d’en refaire 80 environ.

Préparation des sachets de bonbons jeudi 25.06 vers 18h –18h30 chez Isabelle

Déroulement des préparatifs :

• Barnum à récupérer à Beaulieu : Bruno, François et JJ (rendez vous 16 h à l’école)

            Sandrine redemander à M. Dain si ok pour remorque

            François recontacter l’office de tourisme Beaulieu pour les prévenir 

• Vendredi 26.06 soir : rendez vous à partir de 17h30 à l’école

    Demander les clés de l’école et le code à l’adjointe aux Affaires Scolaires.

    Montage du bar et du trampoline.

            Prévoir une visseuse pour l’installation des Barnums, et escabeaux

      Nettoyage des 2 frigos à prévoir vendredi soir après installation sur la cour.

• Samedi matin rendez vous 9h-9h30 :

    Mise en place des stands et du bar

      Aller chercher la machine à barbe à papa samedi matin (Isabelle)

• Samedi après midi 13h30  

    Mise en place des lots

Samedi soir démontage à partir de 18h30

Dimanche matin 10h00 : fin du rangement si nécessaire.

Barbecue le samedi soir à partir de 20H00 à la salle du Tilleul

Chacun amène son pique-nique et boissons. L’APE offrira l’apéritif (kir breton, rosé pamplemousse ou cerise).

Acheter les grilles pour le barbecue (prévu avec les courses). Apporter le Charbon (Kathy).

Prévenir les voisins proches de la salle du Tilleul de la soirée. Jean-Michel va distribuer le mot dans les boîtes aux lettres.

Divers

• 30 juin : réunion avec autres associations de Soulaines pour le planning de réservation des salles pour l’année prochaine. Jean-Michel sera présent.

• Le repas du bureau aura lieu le vendredi 3 juillet à la salle Cortequisse avec conjoints et enfants à partir de 19h – 19h30. Chacun emmène son repas (entrée et dessert pour buffet commun et viande pour barbecue). Il faudra penser à fixer la date de la réunion de rentrée début septembre avec pour ordre du jour : bilan de la fête de l’école et préparation de la boum.